Softwares facilitam o trabalho em vendas

                                    
Nos dias atuais, há um universo de possibilidades muito maior, graças à evolução tecnológica e mobilidade que ganhamos com a internet, os computadores de mão e celulares inteligentes (os smart-phones). O líder inteligente faz uso de sistemas (aplicativos de software) que permitam controlar o fluxo de suas vendas por diferentes visões gerenciais, corrigir desvios, mapear novos negócios, analisar o desempenho de seus vendedores, entender os produtos que mais vendem, definir novos meios para prospectar clientes e fazer ações de pós-venda e fidelização, entre outras ações inteligentes que um sistema de gestão pode proporcionar.

De acordo com o especialista em vendas e autor do livro “Sucesso em Vendas” Marcelo Ortega, que em breve estará lançando o livro Inteligência em Vendas, no qual falará sobre como ser um líder inteligente, todas as soluções para gerenciar uma equipe e, facilitar, melhorar e ampliar o lucro. “Se os gestores ou proprietários das grandes redes varejistas não estiverem se preparando em relação a todos os fatores decisivos para alavancar o ganho, incluindo a utilização de meios para gerenciar vendedores em outras cidades ou estados o sucesso esperado pode não acontecer”, relata.

A grande maioria das empresas não faz uso de nenhum tipo de software específico para gestão em vendas. Os chamados “sistemas de automação de força de vendas” são muito usados por empresas americanas. “Aqui no Brasil, somos mais resistentes ao uso de sistêmicas, principalmente em vendas, área que as pessoas trabalham mais soltas, num ritmo acelerado e a cultura é a do improviso e a da informalidade. Os mapas de oportunidades podem ser sincronizados diariamente através da internet e de sistêmica segura e programada para isso. As dezenas de planilhas espalhadas e pouco seguras podem se tornar mais amigáveis para quem as usa e para quem as gerencia”, argumenta Ortega.

Durante muitos anos Marcelo atuou em empresas de tecnologia da informação vendendo aplicações de softwares, hardware e serviços. A área de informática esteve na vida dele durante uma década e o ensinou a ver o quanto se ganha quando uma empresa, uma equipe, um profissional tem a seu dispor a informação certa na hora certa, na velocidade que os negócios demandam hoje em dia. “É fácil ver nas empresas muitos sistemas que caíram em desuso pela falta de entendimento de sua aplicação, da forma de operar, da dificuldade de vencer os velhos hábitos e mudar a cultura do dia-a-dia nos processos de trabalho, e por que não, no processo de vendas”, ressalva.

O vendedor considera a área de vendas muito mais informal do que se acha, há grandes empresas que não conseguem ter uma visão gerencial ampla de sua força de vendas, pois os números e dados de clientes, as informações dos negócios estão nas cabeças de seus vendedores e gerentes. “Correr este risco é simplesmente querer ver seu negócio perder clientes mais cedo ou mais tarde. O cliente não agüenta mais empresas que não sabem nada sobre ele, ou que mandam mais de um de seus vendedores bater a sua porta, sem histórico de venda, muitas vezes dois vendedores competem pelo mesmo cliente. Dentre outros problemas, um dos mais graves é quando a empresa perde o líder ou qualquer pessoa da equipe, esta leva com ela todo esse histórico e normalmente leva também o cliente”, enfatiza.

Marcelo alerta que o líder precisa fazer prevalecer à ética o profissionalismo e não pode contar com tanta informalidade em sua área. “Garanto que o uso da informática em suas vendas pode representar um crescimento considerável na produtividade, na retenção de clientes e no completo gerenciamento de seus processos e profissionais de vendas”, defende.
 

O que é um sistema de gestão em vendas?

Os Customer Relationship Management (CRM) ou sistemas de gerenciamento do relacionamento com clientes existem há mais de 10 anos, e foram inventados pela mudança na competitividade, onde as empresas deixavam de ser simplesmente um produto forte, mas precisavam ter um atendimento especial, um relacionamento maior com clientes e um profundo histórico das necessidades de seus mercados, para assim serem diferentes de seus concorrentes.

As empresas têm de usar um software apropriado para gerenciar equipe de vendas, previsões de negócios, dados de clientes em andamento, troca de experiências entre os vendedores, ou ainda, conseguir extrair dele um mapa de oportunidades para a próxima semana ou uma previsão de vendas pontual fincada na terceira semana do mês seguinte.

Parece utopia ter este tipo de controle, com essa amplitude? “Quando fiz um curso na IBM em 1992, um gerente de canais de revendedores me apresentou um sistema de mapeamento de vendas, bastante efetivo, que cruzava clientes com produtos a serem vendidos. Achei aquilo o máximo e realmente era por que podia ser aplicado rapidamente. O desafio é tornar o mapa aderente ao ritmo dos vendedores, que teriam que consultá-lo no dia-a-dia, não uma vez no mês. Um gerente de vendas normalmente tem acessos aos números e sabe os produtos que mais vendem, que menos vendem, ou serviços também”, explica o especialista

Segundo o palestrante os vendedores precisam montar estratégias. “Não cabe ao líder apenas ter a informação e ter de pensar por todos, seria insano mapear oportunidades numa empresa com 100 vendedores, seriam 100 mapas diferentes. Como destaquei no uso do mapa de oportunidades, o segredo do sucesso desta ferramenta é a sua revisão e atualização com freqüência no máximo semanal, pois é assim que ele se torna efetivo e permite que vendedores mudem suas zonas de confortos e passem a buscar mais clientes, novos argumentos, oportunidades”, esclarece.

Existem sistemas – CRMs ou SFAs (*Sales Force Automation) que focam melhor as necessidades de gerenciamento em vendas, alguns melhores em alguns pontos, outros piores, mas melhores em outros pontos. Podemos relacionar sistemas que foquem vendas como um processo em que apenas se “tira pedidos”, ou seja, o sistema lhe permite registrar clientes, produtos e catalogar pedidos, processando a compra e faturamento.

Esse tipo de sistema resolve o problema do processo ser automatizado, mas não está lhe dando informações estratégicas como:

ü       Gestão de carteira – clientes esquecidos que podem ser passados para outros vendedores.

ü       Agenda produtiva – volume de visitas, contatos e entrevista versus valores prospectados, despesas com cliente, resultados e comissões.

ü       Volume de clientes / valor de negócios em andamento para um período específico, por exemplo, a terceira semana deste mês.

ü       Mapa de oportunidades – produtos que podem ser vendidos para clientes ativos, prospectastes e clientes inativos.

ü       Pipeline e forecasting – funil com previsão de vendas – medição filtrada do volume de negócios fomentados por sua equipe, etapa a etapa da venda, incluindo previsão de quando o negócio será fechado.

Para o especialista qualquer software que a empresa defina implantar, tem que se pensar primeiro qual programa abrange a empresa a ponto de lhe dar informações essenciais descritas, mas o que é ainda mais importante que isso, é a facilidade de uso. “Portanto, antes de escolher qual programa pretende utilizar, perceba se ele irá atender suas expectativas em visões gerenciais e, sobretudo em flexibilidade de implementação com suporte web para acessos remotos de sua equipe de campo, ou ainda, a conexão com smartphones, palms e outros recursos de acessos portáteis, e mais, se a aplicação suporta o acesso a informações já existentes em sua empresa, como bancos de dados, planilhas, etc. Afinal é preciso importar os dados existentes ou integrar seus novos sistemas de gestão em vendas a outro como um CRM ou banco de dados como Oracle, SQL, outros existentes”, aclara.

 

Ortega finaliza afirmando que o mais essencial na hora de informatizar suas vendas é que o

líder consiga armar estratégias em tempo real, para este grupo crescer, vencer crises, sara do perigoso comodismo e do modelo de atendimento e vendas por improvisação e informalidade. “Dê um fim a falta de estratégia e ensine sua equipe a gerenciar melhor suas vendas. Isso é inteligência estratégica para o sucesso em vendas”, complementa.
 

Marcelo Ortega é fonte para os seguintes assuntos:

Como administrar o tempo

Vendas com inteligência

Como criar uma boa promoção

Como gerenciar um vendedor

Negociação

Comunicação eficaz

Como treinar funcionários temporários e motivá-los